Wir erklären, welche Neuerungen für die ordnungsgemäße Kassenführung auf Unternehmer ab 2020 zukommen und was die seit 2017 geltenden Anforderungen für das tägliche Geschäft bedeuten. Ob elektronische Registrierkasse oder offene Ladenkasse – beide Kassensysteme unterliegen genauso wie unbare Rechnungen den Grundsätzen zur ordnungsmäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Ordnungsgemäße Kassenführung
Die neuen Anforderungen im täglichen Geschäft
Diese Grundsätze gelten für alle Kassensysteme
Strengere Anforderungen schützen auch die Unternehmer
Durch ordnungsgemäße Kassenführung vermeidet ein Unternehmer Beanstandungen der prüfenden Finanzbehörde. Außerdem schützt sie den Unternehmer, der sich nicht nur verantworten muss, sondern auch Verluste zu verschmerzen hat, wenn die Kasse nicht stimmt. Die seit 1. Januar 2017 geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung machen es deutlich schwerer, Kassensysteme zu manipulieren.
Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung nach GoBD
- Tägliche Aufzeichnungen: Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons)
- Revisionssichere Archivierung für mindestens zehn Jahre: Für elektronische Registrierkassen sind auch externe Datenträger als Speichermedium erlaubt.
- Unveränderbar und manipulationssicher: Excel-Tabellen in digitaler Form sind nicht erlaubt.
- Prüfung jederzeit möglich: Für Registrierkassen gilt: in digitaler und maschinell auswertbarer Form.
Diese Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung gelten auch für Waagen, Taxameter und Wegestreckenzähler.
Selbstkontrolle vor Betriebsprüfung
Um sicherzugehen, ob Sie alle Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung erfüllen, wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater und den Kassenhersteller. Denn Beanstandungen durch Betriebsprüfer können teuer werden: Unternehmen drohen Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag. Im Extremfall wird ein Strafverfahren eingeleitet.
Offene Ladenkasse bleibt erlaubt
Täglicher Kassenbericht ist jetzt Pflicht
Sollten Sie noch eine offene Ladenkasse betreiben, können Sie dies auch weiterhin tun, sofern Sie auch hier die neuen Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung einhalten. Dazu zählen unter anderem:
- nach Möglichkeit Einzelaufzeichnungen in Form von Quittungen oder Rechnungen bei Verkäufen über 10 Euro,
- tägliche Kassenbestandsaufnahme inklusive Zählprotokoll (Anteil an Münzen und Scheinen),
- tägliche Dokumentation der Tageseinnahmen als Kassenbericht.
Viel oder wenig Bargeldumsatz
Ob sich die Umstellung auf eine elektronische Registrierkasse lohnt, hängt unter anderem vom Bargeldumsatz und der Zahl an Geschäftsvorfällen pro Tag ab. Die elektronische Registrierkasse ist zwar zunächst eine Investition, kann aber auf der organisatorischen Seite entlasten und bietet komfortablere Funktionen für Ihr Controlling. Dies ist im Einzelfall abzuwägen.
Zertifiziertes Sicherheitsmodul ab 2020
Elektronische Kassensysteme noch manipulationssicherer
Voraussichtlich ab 2020 müssen elektronische Kassensysteme nicht nur die Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung erfüllen, sondern darüber hinaus mit einer zertifizierten Software ausgestattet sein. Sie soll die Datenspeicherung noch manipulationssicherer machen und für Betriebsprüfungen alle Daten über eine vorgeschriebene digitale Schnittstelle zur Verfügung stellen.
In Ausnahmefällen Schonfrist bis 2023
Wenn Sie nach dem 25. Oktober 2010 ein neues Kassensystem gekauft haben, das die aktuellen Anforderungen an GoBD erfüllt, haben Sie noch bis 2023 Zeit, Ihr Kassensystem um das zertifizierte Sicherheitsmodul zu erweitern – sofern sich das Kassensystem nicht schon jetzt um die zertifizierte Software erweitern lässt.
Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung etwa durch einen Steuerberater nicht ersetzen.
Zuletzt aktualisiert am 23. Oktober 2023.